15 juni, 2021

Tänk stort, börja smått

I vår förra artikel berörde vi frågan om hur man ska göra för att optimera onboarding av kunder och hur man ska tänka för att öka intäkter och minska kostnader genom att sänka trösklar och förenkla digitala flöden. När man är klar med det är det dags att planera för hur man ska genomföra det i ett projekt.

Men hur börjar man, och hur går man egentligen tillväga för att prioritera bland allt man vill göra? 

Oavsett om man utvecklar med egna resurser eller agerar beställare finns det utmaningar. Trots goda intentioner och noggranna planer blir inte alltid som man tänkt.

Förseningar och missade deadlines med missnöje som enda resultat beror ofta på sättet man angriper sitt projekt. 

Från vattenfall till agila metoder 

Systemutveckling oavsett om man gör det i egen regi eller tillsammans med andra är komplext. Det traditionella tillvägagångssättet, att definiera krav, utveckla och testa leder ofta till att man försöker få med så många krav och önskemål som möjligt in i projektet. Sen sätter man en fast deadline långt in i framtiden och skrider till verket.

Med många rörliga delar uppstår allt som oftast ändrade förutsättningar för projekten och utvecklingen. Nya krav tillkommer och resurser flyttas till exempel in och ur projektet. Problem av olika karaktär och storlek leder till att man skjuter fram sin deadline. 

När man till sist är klar med det stora projektet har marknaden, kundbehoven och kraven från omvärlden förändrats och det man lanserar passar kanske inte längre med den analys man gjorde i inledningen av projektet.  

Det här sättet att arbeta kallas vattenfallsmetoden och blir alltmer sällsynt då det kommer till projektstyrning, just på grund av att de problem vi beskrivit ovan.  

De allra flesta som arbetar med mjukvaruutveckling har redan eller är i färd med att helt ställa om till det som kallas lean-agile, vilket är en kombination av Toyotas idé om ”lean manufacturing” och utvecklingen av agila metoder som kommer från mjukvaruvärlden.  

Vi ska inte gå på djupet i den här artikeln. För dig som vill läsa mer finns några relevanta länkar i slutet av artikeln. 

Det vi kan ta till oss direkt är några principer från den lean-agila skolan. De kan hjälpa oss hur vi ska tänka kring de utmaningar som vi står inför och hur vi ska komma igång med vår utveckling.

Tänk stort, börja smått och lär snabbt

Beroende på utgångsläge, så är resan till ens målbild olika lång. Men nästan oavsett hur lång väg det är dit, är det är sällan en bra idé att planera och samla hela utvecklingsresan i ett enda stort projekt.

Den grundläggande idén med lean-agila metoder handlar om att försöka undvika allt för stora, långa och statiska projekt där slutleveransen är specificerad i detalj. Men det betyder inte att man inte kan tänka stort.

Tvärtom, så underlättar det om vi vet vart vi ska och vågar tänka stort.

Men, utifrån vår övergripande målbild ska vi hitta ett sätt att dela upp stora leveranser i många små som faktiskt når ut till kunden. På så vis sänker vi risken i projektet och ökar takten i värdeskapandet.

Och, genom att snabbt få ut saker som används kan vi förstå och lära oss hur det fungerar för att justera lösningen till nästa leverans. På så vis skapar vi relevans och kommer närmare slutkunden och dennes behov.

Hur prioriterar man?

Men när man vet vart man vill – var börjar man? Ett sätt är att använda WSJF-modellen för att värdera olika funktioner och utvecklingsinsatser.

WSJF står för “Weighted Shortest Job First”. Genom att använda den sätter vi strålkastarljuset på det som skapar störst värde i förhållande till insats. Målet är att det som skapar mest värde i förhållande till hur lång tid det tar, prioriteras högst och görs först.

Värdet av det vi gör uttrycks i ”Cost of Delay” som är en summering av värden som vi själva uppskattar:  

• Affärsvärde (User Business Value): Vilket affärsvärde skapas, hur påverkas våra intäkter, reducerar vi kostnader?  

• Tidskriticitet (Time Criticality): Vad är kostnaden för att vänta? Minskar affärsnyttan över tid? Hur mycket förlorar vi för varje dag eller vecka som vi inte har denna funktion? 
• Riskreducering (Risk Reduction) och möjliggörare (Opportunity Enablement): Vilka övriga nyttor eller möjligheter skapar denna funktion? Sänker den risken i något avseende, eller skapar den nya möjligheter?  

Vi själva sätter ett värde på respektive parameter och vi får då ut någonting som kan se ut så här:

I tabellen ovan skulle vi alltså prioritera funktionen A, följt av B och sist C. Genom att använda modellen kommer sannolikheten öka för att vi gör rätt saker först, det vill säga det som skapar mest värde når kunden först. Antingen genom att slutkunden blir nöjdare och eller mer lönsam, eller genom att vi reducerar interna trösklar eller minskar kostsam administration som leder till en bättre upplevelse.  

Tänker vi tillbaka på de olika områden vi diskuterade för att öka intäkter och minska kostnader kan tankesättet och WSJF-modellen hjälpa oss att sortera och hitta en effektiv roadmap.  

Tänk stort 

De lean-agila metoderna innebär att man har fokus på att skapa mesta möjliga kundnytta på kortast möjliga tid. För att motverka risken att blicken är fäst vid fotens nästa steg, måste vi samtidigt tänka stort och höja blicken mot vårt mål.

I stora drag handlar det om att identifiera och beskriva ert framtida tillstånd, så att det blir levande för alla. Frågeställningarna är av typen: 

• Hur våra framtida lösningar löser kundens problem och utmaningar? 
• Hur ska vi särskilja oss? 
• Hur ser marknaden och omvärlden ut där vi verkar? 
• Hur måste vi utvecklas för att möta detta? 

Och helst ska det ni gör vara lite inspirerande, och motiverande, samtidigt som det är realistiskt och praktiskt genomförbart. Målet är att få alla att tänka på vad man behöver göra för att nå dit man vill.

Lär fort

Om målet är att våra leveranser ska nå kunden på ett effektivt sätt, så är en viktig princip att snabbt dra lärdomar kring vad som funkar och vad kanske inte blev lika lyckat. Genom att arbeta med högre frekvens i våra leveranser kan vi också snabbt använda oss av den feedback vi får från kundernas beteenden.

Ett sätt att snabbt skapa insikter om hur era kunder agerar och beter sig är att jobba med kulisser.  

Till exempel kan man skapa ett helt digitaliserat flöde för kundens process för att genomföra fondorder – samtidigt som det administrativa bakom kulisserna sköts manuellt. De insikter och lärdomar man kan dra av detta minskar riskerna för felsteg i det mer tidskrävande arbetet med bakomliggande system.  

Eller, genom att kundkontrollerna mot sanktionslistor i KYC-processen görs manuellt, medan kunden möter en enkel ja- eller nej-fråga i det digitala gränssnittet kan ni bättre förstå om det är delar i kundens process som behöver förenklas eller justeras innan ni bygger hela systemet. 

Vi lär oss genom att titta på olika datakällor. Fungerar systemet som det ska, fyller det syfte som var avsett – till exempel att generera affärer eller förenkla för kunden i något flöde? Beter sig våra besökare som vi hade tänkt? Analysera noga hur kunderna använder tjänsterna och nya insikter kommer sannolikt fram. Och till sist, tappa inte bort att ställa frågor och lyssna på kunderna! 

Ju mer vi arbetar på detta så ökar vi förutsägbarheten i allt vi utvecklar. Vi får helt enkelt bättre koll på vad som funkar. En snabb feedback gör också att vi drastiskt minskar risken i våra projekt.  

Sammanfattning 

På LeanOn är vi vana att jobba i team tillsammans med både stora och mindre organisationer, i olika typer av projektstyrningsmodeller. Är ni en organisation som inte är vana att arbeta med mjukvaruutveckling kommer vår erfarenhet av samarbete i komplexa och stora projekt kännas tryggt.  

Vårt sätt att tänka är nästan alltid att tänka stort men börja smått. Är du intresserad av att diskutera vad det skulle innebära i ert fall, mejla mig på johan.rydh@leanon.se eller ring på 0720 797 362. 

//Johan

Länkar: 

Principles of Product Development Flow av Donald G. Reinertsen: https://www.amazon.com/Principles-Product-Development-Flow-Generation/dp/1935401009 

Chip Heath; Switch: How to Change Things When Change Is Hard https://www.amazon.com/Switch-Change-Things-When-Hard/dp/0385528752 

Detaljerad förklaring av WSJF: https://www.scaledagileframework.com/wsjf/ 

En introduktion till agila organisationer av McKinsey: https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/the-journey-to-an-agile-organization#